Phòng nhân sự là bộ phận quản lý và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức. Vậy chức năng của phòng nhân sự là gì? Chức năng chính của phòng nhân sự bao gồm xây dựng chính sách, tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự, thiết kế vị trí công việc, quản lý lương thưởng, đánh giá hiệu suất, tư vấn lao động và triển khai chương trình phát triển nguồn nhân lực.
Để hiểu rõ hơn về phòng nhân sự trong bài viết này Viết Báo Cáo Thuê 24h sẽ phân tích chi tiết hơn về cơ cấu, vai trò và các kỹ năng cần có khi thực tập tại phòng ban đối với các bạn sinh viên đang theo học ngành quản trị nhân lực.
Chức năng của phòng nhân sự là gì? Một số câu hỏi thường gặp về phòng nhân sự năm 2024
Tham khảo dịch vụ viết thuê báo cáo thực tập uy tín của chúng tôi.
1. Tổng quan về phòng nhân sự
Nội dung chính
Phòng nhân sự tiếng anh còn được gọi Human resources (HR), nhiệm vụ của bộ phận này là đảm bảo nhân viên của công ty phòng nhân sự của một công ty hay được quản lý đầy đủ, có đãi ngộ thích hợp và đào tạo hiệu quả. Đóng vai trò nòng cốt trong việc xây dựng và phát triển nguồn lực của doanh nghiệp, phụ trách tuyển dụng và phúc lợi, phòng nhân sự còn chịu trách nhiệm phát triển, đào tạo và duy trì môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy năng suất và sự gắn bó của nhân viên.
Phòng nhân sự có chức năng và nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực phù hợp với nhu cầu của phòng ban, cải tiến tổ chức quản lý sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng nguồn lực của Công ty trong kinh doanh của doanh nghiệp phát triển theo tháng, theo năm.
Bên cạnh đó phòng nhân sự là phòng có nhiệm vụ phụ trách khâu tuyển dụng đầu vào của công ty đảm bảo nguồn nhân sự đáp ứng phục vụ cho quá trình kinh doanh sao cho hiệu quả, đào tạo ứng viên có trình độ chuyên môn ngày càng cao, xây dựng kế hoạch tuyển dụng và báo cáo kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự cho giám đốc theo quý hoặc theo năm theo đúng quy định của công ty và thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của công ty đối với các nhân viên lao động
Mỗi bộ phận trong tổ chức đều được coi như bộ phận trên cơ thể con người vậy. Một khi có bộ phận gặp vấn đề thì sẽ ảnh hưởng liên tiếp tới các thành viên khác và gây hại cho cả hệ thống.
Xem thêm các tài liệu liên quan đến nhân sự như vai trò của quản trị nguồn nhân lực
2. Cơ cấu của phòng nhân sự gồm những bộ phận nào
2.1. Bộ phận tuyển dụng (Recruitment)
Bộ phận tuyển dụng đóng vai trò tiên phong trong việc xây dựng và củng cố đội ngũ nhân tài cho doanh nghiệp. Chịu trách nhiệm đăng tin tuyển dụng và hoạch định chiến lược để thu hút ứng viên phù hợp với văn hóa và mục tiêu của doanh nghiệp. Điều này bao gồm phân tích nhu cầu tuyển dụng từ các phòng ban khác, xác định các tiêu chí rõ ràng cho từng vị trí và triển khai các chiến dịch thu hút ứng viên trên những kênh truyền thông hiệu quả nhất.
Mỗi chiến dịch tuyển dụng đều cần có kế hoạch chi tiết, từ nội dung đăng tuyển, thiết kế quy trình phỏng vấn cho đến xây dựng trải nghiệm tích cực cho ứng viên. Bộ phận tuyển dụng còn chịu trách nhiệm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và kịp thời trong quy trình tuyển dụng, giúp doanh nghiệp có thể bổ sung nhân lực nhanh chóng và hiệu quả.
2.2. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)
Bộ phận C&B là quản lý các chính sách tiền lương, thưởng và phúc lợi nhằm tạo động lực cho nhân viên và tăng cường sự gắn bó với doanh nghiệp. Thường xuyên phân tích, đánh giá và điều chỉnh các chính sách lương thưởng để đảm bảo sự công bằng và cạnh tranh. Bao gồm việc thu thập dữ liệu từ thị trường lao động, theo dõi xu hướng ngành và đánh giá hiệu quả công việc của từng vị trí.
Ngoài ra, bộ phận C&B cần phải cập nhật và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến lao động và bảo hiểm để bảo vệ quyền lợi của nhân viên cũng như đảm bảo doanh nghiệp không vi phạm pháp lý. Các chính sách phúc lợi như bảo hiểm sức khỏe, chế độ nghỉ phép và các phúc lợi khác cũng được bộ phận này thiết lập, giúp nhân viên cảm thấy yên tâm và hài lòng khi làm việc.
2.3. Bộ phận hành chính (HR Admin)
Bộ phận hành chính đảm nhiệm các hoạt động nội bộ diễn ra suôn sẻ, hỗ trợ về mặt giấy tờ và hậu cần để công ty vận hành hiệu quả, quản lý các thủ tục hành chính, bao gồm hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, và các tài liệu quan trọng khác. Bên cạnh đó, bộ phận hành chính còn phụ trách các công việc hậu cần như sắp xếp không gian làm việc, quản lý văn phòng phẩm, và tổ chức các sự kiện nội bộ.
Không chỉ thực hiện công tác hành chính thuần túy, bộ phận HR Admin còn đóng vai trò là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty, đảm bảo mọi yêu cầu đều được xử lý một cách hiệu quả. Khả năng làm việc linh hoạt và đa nhiệm là những phẩm chất quan trọng của bộ phận này, giúp hỗ trợ các phòng ban khác và giữ cho hoạt động hàng ngày của công ty ngày càng phát triển.
2.4. Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D – Training & Development)
Bộ phận đào tạo và phát triển nhân sự có vai trò cốt lõi trong việc nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Thông qua các chương trình đào tạo được thiết kế kỹ lưỡng, bộ phận này cung cấp cho nhân viên các kiến thức và kỹ năng cần thiết. Bộ phận T&D không chỉ tổ chức đào tạo kỹ năng chuyên môn mà còn chú trọng phát triển kỹ năng mềm, tạo điều kiện để nhân viên phát triển toàn diện.
Đầu tư vào đào tạo giúp tạo động lực cho nhân viên và xây dựng một môi trường học hỏi không ngừng, từ đó mang lại hiệu quả lâu dài cho doanh nghiệp.
Cơ cấu của phòng nhân sự gồm những bộ phận nào
Xem thêm các tài liệu liên quan đến nhân sự như đề tài phát triển nguồn nhân lực tại đây.
3. Chức năng của phòng nhân sự
Hiện nay, đối với doanh nghiệp thì phòng nhân sự (HR) được coi là trái tim của mỗi doanh nghiệp chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức: con người. Hãy cùng Viết Báo Cáo Thuê 24h khám phá những chức năng chính của phòng nhân sự và lý do tại sao phòng ban này lại quan trọng đến vậy nhé!
Tuyển dụng và thu hút nhân tài
Tuyển dụng là một trong những chức năng quan trọng nhất của phòng nhân sự. Đội ngũ HR phải xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp để tìm kiếm những ứng viên phù hợp. Từ việc phân tích nhu cầu nhân sự, xây dựng bảng mô tả công việc đến tiến hành phỏng vấn và chọn lọc, tất cả đều đòi hỏi sự tỉ mỉ và kinh nghiệm.
Bên cạnh đó, HR cũng cần lên kế hoạch thu hút nhân tài thông qua các kênh tuyển dụng hiệu quả như mạng xã hội, sự kiện nghề nghiệp hay mối quan hệ với các trường đại học.
Xác định các yêu cầu của vai trò và bộ kỹ năng mềm của các ứng viên phù hợp: Kỹ năng mềm là rất cần thiết đối với ứng viên, nó góp phần đánh giá tiềm năng phát triển của họ trong tương lai. HR sẽ xem xét và đánh giá các kỹ năng đó để biết được ứng viên có phù hợp với vị trí và mục tiêu dài hạn của công ty hay không.
Đào tạo và phát triển nhân viên
Nhân viên cần được đào tạo liên tục để nâng cao kỹ năng và kiến thức. Phòng nhân sự thường tổ chức các chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu phát triển của từng nhân viên. Không chỉ là về kỹ năng chuyên môn, HR còn chú trọng đào tạo các kỹ năng mềm và kỹ năng quản lý nhằm giúp nhân viên phát triển toàn diện. Ngoài ra, HR cũng cần xây dựng quy trình đánh giá hiệu quả đào tạo để đảm bảo đầu tư vào nhân sự là chính xác và hiệu quả.
Chúng ta thấy rằng, doanh nghiệp nào đầu tư vào lực lượng lao động đều có được những sự phát triển rõ rệt về các yếu tố liên quan tới sự hài lòng cũng như tinh thần của nhân viên. Mỗi cá nhân sẽ được đánh giá cao và cảm thấy được thúc đẩy hơn trong nỗ lực của bản thân.
Việc đào tạo cũng rất cần thiết cho những thay đổi và sự đổi mới của ngành nghề, giữ cho nhân viên luôn cập nhật xu hướng mới nhất. Điều này giúp duy trì tổ chức như một nhà lãnh đạo và đối thủ cạnh tranh đáng gờm trong lĩnh vực của doanh nghiệp.
Quản lý hiệu suất và đánh giá nhân viên
Quản lý hiệu suất là một chức năng quan trọng giúp tối ưu hóa năng suất làm việc. Phòng nhân sự sẽ lập các tiêu chí đánh giá phù hợp với từng vị trí công việc và đặt ra mục tiêu cụ thể. Quá trình này không chỉ giúp nhà quản lý hiểu rõ hiệu suất của từng nhân viên mà còn giúp nhân viên có cơ hội cải thiện và phát triển bản thân.
Xây dựng và quản lý chế độ phúc lợi
Phòng nhân sự cần đảm bảo các chính sách phúc lợi như bảo hiểm, nghỉ phép, thưởng năng suất hay các chương trình chăm sóc sức khỏe. Một chính sách phúc lợi hấp dẫn không chỉ giúp doanh nghiệp cạnh tranh với các công ty khác mà còn giúp tạo ra sự gắn kết giữa nhân viên và tổ chức.
Phòng nhân sự có chức năng đề xuất chế độ lương thưởng cho lao động, bởi vậy họ cần có những sự công bằng và nhất quán, mang lại chính sách tốt cho nhân viên.
Quản lý thông tin nguồn nhân lực
Một chức năng cần thiết của phòng nhân sự đó là quản lý thông tin nguồn nhân lực, do bộ phận hành chính đảm nhận. Nhân sự sẽ quản lý và chịu trách nhiệm về hợp đồng của nhân viên bao gồm giấy tờ và công văn, quản lý tất cả hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự và các giấy tờ liên quan đến nhân sự, lưu trữ, quản lý các thủ tục các, hợp đồng lao động, bằng khen, thủ tục nhận việc hay chấm dứt hợp đồng lao động,… của nhân viên.
Một số câu hỏi thường gặp về phòng nhân sự là gì?
Xem thêm các tài liệu liên quan đến nhân sự như thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực
4. Một số câu hỏi thường gặp về phòng nhân sự
4.1. Học ngành gì để làm tại phòng nhân sự?
Phòng nhân sự yêu cầu kiến thức nền tảng về quản lý con người, luật lao động, và kỹ năng giao tiếp nếu các bạn đang nghiên cứu ngành thì ngành quản trị nhân sự, quản trị kinh doanh, tâm lý học, luật, kinh tế tài chính sẽ giúp bạn trở thành nhân viên, chuyên viên tuyển học hoặc giám đốc, cụ thể như:
- Quản trị Nhân sự: Chuyên ngành này tập trung vào việc quản lý con người trong tổ chức, bao gồm các học phần về tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đào tạo, phúc lợi và pháp luật lao động. Sinh viên sẽ được trang bị kiến thức để quản lý và điều phối các hoạt động nhân sự trong doanh nghiệp.
- Quản trị Kinh doanh: Bao gồm cả quản lý nhân sự như một phần của hoạt động kinh doanh. Sinh viên ngành này sẽ hiểu biết về cách tổ chức hoạt động doanh nghiệp, hoạch định chiến lược, và nắm bắt các khía cạnh cơ bản của nhân sự, giúp họ dễ dàng thích nghi với các công việc nhân sự.
- Tâm lý học: Ngành tâm lý học, đặc biệt là tâm lý học tổ chức, giúp hiểu rõ hành vi con người, động lực và tâm lý trong công việc. Những kiến thức này rất hữu ích trong việc tuyển dụng, đào tạo và giải quyết xung đột giữa các nhân viên.
- Luật: Những người có nền tảng pháp lý, đặc biệt là trong luật lao động, thường có lợi thế lớn trong lĩnh vực nhân sự. Họ nắm rõ các quy định pháp lý và có thể tư vấn doanh nghiệp về tuân thủ pháp luật trong các chính sách nhân sự.
- Kinh tế hoặc Tài chính: Các chuyên ngành này không trực tiếp về nhân sự, nhưng vẫn mang lại lợi thế cho các công việc liên quan đến tính toán lương, phúc lợi và quản lý hiệu quả chi phí trong doanh nghiệp.
Xem thêm các tài liệu liên quan đến nhân sự như khái niệm nguồn nhân lực.
4.2. Cơ hội nghề nghiệp của ngành nhân sự?
Mặc dù không phải là một ngành mới nhưng nhiều bạn sinh viên trước khi theo học vẫn lầm tưởng làm nhân sự chỉ là tuyển dụng và tính lương cho nhân viên. Thực tế, ngành nhân sự phải thực hiện rất nhiều công việc, nghiệp vụ chuyên môn khác nhau, bao gồm:
Chuyên viên tuyển dụng: Đây là vị trí phổ biến nhất cho người mới vào ngành. Nhiệm vụ chính là tìm kiếm, sàng lọc và phỏng vấn ứng viên phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Chuyên viên tuyển dụng cần có khả năng đánh giá và lựa chọn ứng viên nhanh chóng, hiệu quả.
Chuyên viên đào tạo và phát triển: Trong hoạt động này nhân viên phòng nhân sự sẽ đảm nhận việc xây dựng và tổ chức các chương trình đào tạo cho nhân viên, giúp họ nâng cao kỹ năng và phát triển trong nghề nghiệp. Nhiệm vụ này đòi hỏi sự am hiểu về các nhu cầu kỹ năng của doanh nghiệp và khả năng phát triển các chương trình đào tạo hiệu quả.
Chuyên viên phúc lợi và chính sách nhân sự: Đây là vị trí liên quan đến quản lý các chế độ phúc lợi, chính sách lương thưởng và các quyền lợi khác cho nhân viên. Vai trò này đòi hỏi kiến thức về luật lao động và các kỹ năng phân tích để đưa ra các gói phúc lợi hợp lý, cân đối với ngân sách của doanh nghiệp.
Trưởng phòng Nhân sự: Đây là vị trí quản lý cao cấp, đòi hỏi kỹ năng quản lý, hoạch định chiến lược nhân sự và duy trì các mối quan hệ lao động tích cực. Người đảm nhiệm vai trò này cần có kinh nghiệm và khả năng lãnh đạo để phát triển đội ngũ nhân viên cũng như góp phần vào mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
Giám đốc Nhân sự (CHRO): Đây là vị trí lãnh đạo cao nhất trong phòng nhân sự. CHRO chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược nhân sự tổng thể, tư vấn cho ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến nhân lực, văn hóa doanh nghiệp và phát triển tổ chức.
Lương ngành HR sẽ phụ thuộc vào vị trí, công việc mà các sinh viên đảm nhận. Tại các vị trí cao hơn thì mức lương sẽ cao hơn. Các bạn Sinh viên có thể tham khảo mức lương theo vị trí sau đây:
+ Sinh viên mới ra trường, có bằng cử nhân, mức lương từ 3 – 5 triệu/tháng.
+ Chuyên viên nhân sự tổng hợp, kinh nghiệm 2 – 5 năm, lương từ 8 – 12 triệu/tháng.
+ Giám sát nhân sự tầm trung, kinh nghiệm 2 – 5 năm, lương từ 10 – 20 triệu/tháng.
+ Trưởng phòng tiền lương và phúc lợi, kinh nghiệm 8 – 12 năm, lương từ 20 – 40 triệu/tháng.
+ Phó phòng nhân sự, kinh nghiệm 3 – 6 năm, lương từ 12 – 30 triệu/tháng.
+ Trưởng phòng nhân sự, kinh nghiệm 3 – 8 năm, lương từ 15 – 45 triệu/tháng.
+ Giám đốc nhân sự, kinh nghiệm 10 – 25 năm, lương từ 30 – 100 triệu/tháng.
Ngành nhân sự ngày càng có nhu cầu cao do sự gia tăng về cạnh tranh trong việc thu hút và giữ chân nhân tài. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp để đảm bảo hoạt động ổn định và phát triển bền vững.
Tóm lại cơ hội việc làm ngành nhân sự cũng rất đa dạng một số vị trí công việc điển hình như là:
- + Nhân viên hành chính nhân sự
- + Nhân viên tuyển dụng
- + Chuyên Viên C&B
- + Headhunter
- + HR consulting
- + HR specialist
4.3. Doanh nghiệp có bao nhiêu nhân viên thì yêu cầu một bộ phận nhân sự?
Doanh nghiệp sẽ không có một quy chuẩn cứng nhắc cho số lượng nhân viên tối thiểu để hình thành bộ phận nhân sự, nhưng một số nguyên tắc chung giúp xác định thời điểm doanh nghiệp cần phòng nhân sự chuyên nghiệp:
Doanh nghiệp từ 50 nhân viên trở lên: Với quy mô này, khối lượng công việc nhân sự tăng cần thiết để có một bộ phận chuyên trách, giúp tối ưu hóa việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất và phúc lợi.
Doanh nghiệp từ 100 nhân viên trở lên: Khi công ty đạt quy mô này, bộ phận nhân sự cần thêm nhân viên để đảm bảo quản lý hiệu quả, nhất là khi khối lượng công việc liên quan đến chế độ phúc lợi và đào tạo gia tăng. Ngoài ra, đây cũng là thời điểm bộ phận nhân sự bắt đầu tham gia vào các chiến lược phát triển tổ chức.
Công ty lớn hoặc tập đoàn: Với hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên, phòng nhân sự có thể mở rộng thành các bộ phận nhỏ như tuyển dụng, đào tạo và phúc lợi, quản lý quan hệ lao động và hoạch định chiến lược nhân lực.
4.4. Năng lực cốt lõi của phòng nhân sự là gì?
Năng lực cốt lõi của phòng nhân sự gồm 4 cốt lõi chính để phát triển các hoạt động và đảm bảo nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh là:
Quản lý hiệu suất và phát triển nhân tài:
Đây là một trong những năng lực quan trọng nhất, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên và hỗ trợ họ phát triển. Phòng nhân sự cần có khả năng xây dựng hệ thống đánh giá và định hướng phát triển nghề nghiệp phù hợp với từng vị trí.
Am hiểu về luật lao động và chính sách nhân sự:
Để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý và tạo điều kiện làm việc công bằng, phòng nhân sự phải hiểu rõ và áp dụng các quy định của pháp luật vào chính sách nội bộ.
Khả năng xây dựng văn hóa doanh nghiệp:
Phòng nhân sự cần có năng lực xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp tích cực, giúp thúc đẩy tinh thần làm việc và gắn kết nhân viên với tổ chức. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc giữ chân nhân tài.
Hoạch định chiến lược nhân sự:
Với vai trò ngày càng chiến lược, phòng nhân sự cần có khả năng lập kế hoạch nhân lực phù hợp với mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Đây là yếu tố giúp doanh nghiệp có đủ nhân lực đáp ứng nhu cầu phát triển và cạnh tranh.
4.5. Các kỹ năng phòng nhân sự cần phải có
Bạn đang theo học ngành quản trị nhân lực thì chắc chắn mỗi bạn sinh viên cần có đủ cho mình các kỹ năng dưới đây để có thể làm ở một vị trí cao với mức lương tương đương cho với thời điểm hiện tại như:
- Kỹ năng giao tiếp
- Tạo và thực hiện chiến lược nhân sự
- Kỹ năng nhân sự của nhà quản trị trong tổ chức
- Kỹ năng đưa ra quyết định
- Kỹ năng lắng nghe
- Kỹ năng lập ngân sách
- Kỹ năng đào tạo và phát triển kỹ năng
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng đàm phán
- Đánh giá hiệu suất làm việc
- Kỹ năng sử dụng phần mềm
- Kỹ năng thuyết phục
- Kỹ năng xây dựng đội nhóm
- Khả năng chịu áp lực cao
Nhân viên nhân sự cần có khả năng giao tiếp tốt, giúp truyền đạt thông tin và lắng nghe ý kiến của nhân viên, đảm bảo sự hiểu biết lẫn nhau và giải quyết vấn đề hiệu quả, xử lý nhiều công việc đan xen như tuyển dụng, đào tạo và chế độ phúc lợi, đòi hỏi kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt, và cần thiết có kỹ năng đàm phán và giải quyết xung đột là những kỹ năng cần thiết để duy trì mối quan hệ lao động hài hòa và xây dựng một môi trường làm việc tích cực.
Đây là kỹ năng bắt buộc, giúp phòng nhân sự tránh rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi của nhân viên cũng như của công ty.
Trên đây là những thông tin tổng quan về phòng nhân sự hy vọng sẽ có nhiều thông tin về công việc tương lai, cũng như thông tin về phòng nhân sự giúp ích cho các bạn sinh viên am hiểu hơn về ngành học tương lai.
Nếu các bạn sinh viên đang cần chúng tôi hỗ trợ làm báo cáo thực tập, khoá luận, luận vặc Thạc sĩ thì hãy liên hệ chúng tôi. Viết Báo Cáo Thuê 24h là đơn vị cung cấp các Dịch Vụ Viết Luận Văn Thạc Sĩ – Đại Học với đội ngũ giáo viên và chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết sẽ cung cấp cho bạn những bài tốt nghiệp, báo cáo thực tập, luận văn với cam kết chất lượng, giá cả hợp lý, đúng deadline và bảo mật thông tin 100% cho khách hàng.
Để được tư vấn các dịch vụ nhanh nhất mời bạn liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây:
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:
Địa chỉ: BT1A, KĐT Mỹ Đình 2, Phường Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
Hotline: 0878 651 242
Email: hotrovietbaocao24h@gmail.com
Website: vietbaocaothue24h.com
Fanpage: Viết báo cáo thuê 24h
